Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z rejestracją
i uczestnictwem w I Forum Ośrodków Kuratorskich zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 26 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez Uniwersytet Gdański (w tym Zespół ds. organizacji FOK).
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych: Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
- przyjęcie zgłoszenia i rejestracja uczestnictwa w Forum Ośrodków Kuratorskich, w tym komunikacja organizacyjna przed, w trakcie i po wydarzeniu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zgoda na przetwarzanie danych osobowych);
- obsługa organizacyjna kongresu, w tym w szczególności przygotowanie list uczestników, identyfikatorów, potwierdzeń udziału – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratorów);
- archiwizacja dokumentacji dotyczącej organizacji Forum oraz archiwizacja zgód na przetwarzanie danych osobowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- kontakt e-mailowy i/lub telefoniczny w sprawach związanych z organizacją wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych osobowych);
- promocja wydarzenia w zakresie dokumentowania przebiegu wydarzenia (utrwalenie wizerunku uczestników na materiałach wideo i zdjęciach) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych osobowych).
Zakres przetwarzanych danych osobowych: W formularzu rejestracyjnym mogą być zbierane następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko w organizacji, nazwa organizacji.
Odbiorcy danych osobowych: Dostęp do Pani/Pana danych mogą mieć wyłącznie:
- podmioty świadczące usługi IT, obsługi technicznej wydarzenia lub jego promocji (np. firmy/osoby zatrudnione na UG zapewniające rejestrację online, obsługę mailingową, druk identyfikatorów itp.),
- podmioty/osoby zatrudnione na UG przetwarzające dane na podstawie umowy powierzenia (np. dostawcy oprogramowania),
- organy publiczne – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
Przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG): Pani/Pana dane mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania narzędzi używanych przez administratorów (np. systemy mailingowe, formularze online, narzędzia do organizacji wydarzeń). W przypadku przekazywania danych poza EOG stosowane są odpowiednie zabezpieczenia prawne, zgodne z RODO, m.in.:
- decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony,
- standardowe klauzule ochrony danych osobowych zatwierdzone przez Komisję Europejską,
- inne przewidziane prawem środki ochrony danych.
Okres przechowywania danych:
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do:
realizacji rejestracji i organizacji wydarzenia,
- wykonania obowiązków sprawozdawczych i archiwalnych (w przypadku obowiązku dokumentacji działalności organizacyjnej lub finansowania ze środków publicznych).
Prawa osoby, której dane dotyczą: W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania), wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), na niezgodne z prawem ich przetwarzanie.
Dobrowolność podania danych: Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji i uczestnictwa w wydarzeniu. Odmowa ich podania uniemożliwi udział w
I Forum Ośrodków Kuratorskich.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie: Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani nie będą profilowane w sposób wywołujący skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływający na Pani/Pana sytuację.